MANUAL DE USUARIO e-facs v.1.0
- Exportar la documentación impresa a archivos PDF y enviarla por e-mail
- Configurar el programa para trabajar en red.
- Bloqueo de registros y administración de permisos.
- Suprimir la etiqueta publicitaria de facturas y albaranes.
e-facs es un programa de gestión de facturas. Los primeros pasos para empezar a utilizarlo son:
1. Configurar sus datos fiscales. En el menú "Configuración" - "Datos fiscales" de la ventana principal podrá introducir sus datos fiscales y seleccionar un logotipo que serán los que salgan en albaranes y facturas.
2. Configurar sus datos de facturación (próximo nº de factura, tipo de impuestos, moneda...). Menú "Configuración" - "Facturación". Introduzca los números de factura y albaranes por los que quiere empezar, por defecto el programa empezará a numerar por el uno. Puede seleccionar un prefijo para las numeraciones como el año en curso o cualquier otro indicador, seleccionar el número de cifras que quiere para la numeración, la moneda a utilizar y el nombre y porcentaje de un impuesto en el caso de que se le requiera.
3. Crear clientes y conceptos. Utilice las secciones correspondientes a clientes y conceptos para introducir datos sobre los que trabajar, no podrá crear una factura a menos que como mínimo exista un cliente y un concepto a facturar.
La ventana principal consta
de 3 ventanas hijas que podrá visualizar u ocultar con las opciónes
del menú "Herramientas". Por defecto las ventanas Explorador
y Resumen de facturación se encuentran visibles. En la ventana explorador
se muestra resumida toda la información introducida en el programa agrupada
por clientes. Su manejo es similar al del explorador de windows, se trata de
un árbol de registros dónde deberá expander cada nodo para
visualizar la información contenida en su interior.
La ventana Resumen de facturación le permitirá sacar listados
resumidos de facturas entre dos fechas cualesquiera y la ventana Usuarios le
permitirá comunicarse con compañeros de trabajo en el supuesto
de que el programa funcione en red.
En la parte más superior
de la ventana principal se encuentran los menús que sirven para:
· Herramientas: muestra u oculta la ventana hija correspondiente a cada
opción.
· Configuración: le permitirá configurar sus datos fiscales,
sus datos de facturación, configurar una base de datos de trabajo para
el caso de que tenga una instalación en red y configurar permisos de
trabajo para cada usuario que utilize el programa en red.
· Facturación: podrá sacar un listado de clientes que hayan
facturado más de un importe dado entre dos fechas o renumerar todas las
facturas en el caso de que haya tenido que eliminar alguna dejando números
sin asignar.
El programa gestiona tablas de clientes, conceptos, agenda, proyectos, albaranes y facturas. Para abrir una tabla pulse el botón correspondiente de la ventana principal. Puede abrir tantas tablas como desee de forma simultánea, para alternar entre las tablas abiertas seleccione la pestaña correspondiente en la parte más inferior de la ventana. Un asterisco antes del título de la pestaña indica que hay modificaciones en curso para esa tabla.
Cuándo haga click
sobre el botón de una tabla se abrirá una ventana central que
contiene un listado de registros de la tabla. En la parte superior del listado
dispone de botones para seleccionar las columnas que quiere visualizar, imprimir
un listado de la misma información que se muestra en la ventana y efectuar
búsquedas dentro del listado o filtrar los resultados que desea que se
muestren introduciendo condiciones para cualquier columna. Para deshacer un
filtro pulse sobre la etiqueta de la parte inferior del listado que indica que
hay un filtro seleccionado.
Podrá ordenar los resultados por la columna que quiera pulsando sobre
su título, una vez para ordenar de forma ascendente y dos veces para
ordenar de forma descendente. También podrá ordenar las columnas
como desee pulsando sobre el título y arrastrándolas y modificar
su tamaño pulsando sobre el límite derecho del título y
arrastrando. Los listados que se imprimen desde el botón "Imprimir"
muestran los resultados tal y como se muestran en la ventana respetando las
columnas, el orden y el tamaño.
Para abrir un registro haga doble click sobre su fila o botón derecho para seleccionar abrirlo en la misma ventana o en otra diferente. Los datos del registro se mostrarán en la parte inferior del listado dónde también se activarán los botones para gestionarlo. Los botones son "Nuevo" para introducir un registro nuevo, "Editar" para modificarlo, "Eliminar" para eliminarlo, "Aplicar" para guardar los cambios en curso, "Cancelar" para cancelar los cambios en curso y "Cerrar" para cerrar la ventana activa.
Los botones que aparecen en la segunda línea de botones son especiales para la tabla y se tratan en detalle en la sección correspondiente a la gestión de cada tabla.
Pulse el botón "Clientes" de la ventana principal para abrir la tabla. En la ventana que se abre podrá crear, modificar y eliminar clientes.
Accesible desde el botón
"Conceptos" de la ventana principal. La tabla cuenta con tres botones
especiales que sirven para asociar documentos a la referencia (podrá
asociar cualquier documento como características técnicas, instrucciones
de uso, etc...), mostrar los documentos que se han asociado previamente y abrirlos
de forma inmediata e importar los datos de otra referencia para el caso de que
vaya a crear una referencia similar y para que no tenga que introducir todos
los datos de nuevo.
En los campos de la tabla podrá especificar la unidad de medida que saldrá
junto a la cantidad de las facturas o albaranes.
Tiene la opción de configurar tarifas ponderadas para crear un precio
dinámico en función de la cantidad de venta. Para ello introduzca
la cantidad a partir de la cual quiere establecer un precio diferente, y el
precio correspondiente en el recuado tarifas ponderadas. Pulse el botón
"Introducir datos" situado a la derecha del precio y los datos se
introducirán en la lista de la parte inferior. Para eliminar una tarifa
ponderada selecciónela y pulse el botón "Eliminar selección".
Puede introducir las tarifas ponderadas que desee. Una vez introducidas al seleccionar
la referencia en facturas o albaranes se cargará el precio correspondiente
a la cantidad solicitada.
Desde la tabla Agenda puede asociar diferentes contactos a cada cliente o empresa. Por ejemplo, el contacto del departamento comercial, del administrativo...
En la tabla proyectos podrá almacenar información acerca de sus proyectos. Al igual que en la tabla Conceptos podrá asociar y mostrar archivos.
Podrá añadir, eliminar y modificar albaranes con sus contenidos. Dispone de botones para imprimir y facturar el albarán. Al facturarlo se añadirá su contenido a una factura nueva. En la parte inferior del listado de los albaranes se indica la fecha desde la que se muestran albaranes, podrá modificar esta fecha con el enlace que hay al lado "Modificar".
Similar a la gestión de albaranes con un botón para importar albaranes individuales, entre dos fechas o los de una empresa concreta. Al igual que en la tabla de albaranes podrá seleccionar la fecha desde la cual quiere ver las facturas.
A partir de la versión 1.1 también podrá añadir observaciones a cada concepto facturado, para ello utilice el botón habilitado a la derecha del concepto.
La ventana para personalizar listados (botón "Listados" de la ventana principal) es una potente herramienta que le permitirá configurar sus propios listados y guardarlos para futuras referencias. Para guardarlos, abrirlos o empezar con uno nuevo utilice la parte más superior de la ventana en la parte derecha del botón "Listado" marcada por una flecha.
La parte inferior de la ventana se divide en dos secciones que corresponden a dos formas diferentes de generar el listado. La parte superior requiere conocimiento de sentencias SQL. Si no está familiarizado con este lenguaje utilice "Filtros".
Para configurar filtros seleccione la tabla que quiere listar y el campo que quiere filtrar. Se activará la parte correspondiente al formato de los datos almacenados en el campo seleccionado dónde podrá seleccionar una tipo de coincidencia con el filtro deseado. La selección AND y OR prepara la sentencia para acumular el siguiente filtro que podrá ser un condicionante añadido o alternativo al filtro precedente. Puede acumular los filtros que desee y listar datos de dos o más tablas seleccionando la relación entre ellas desde el recuadro "Coincidencia con otra tabla".
Botón estadísticas de la ventana principal. Genera una gráfica entre dos fechas dadas con un resumen de importes para las facturas introducidas en el programa pudiendo filtrar por empresa e imprimir un listado.
EXPORTAR LA DOCUMENTACIÓN IMPRESA A ARCHIVOS PDF Y ENVIARLA POR E-MAIL
Para convertir un impreso a archivo pdf se utiliza una impresora virtual que debe instalarse antes de utilizarse por primera vez a no ser que ya disponga de alguna instalada en su ordenador. Si no dispone de ninguna podra instalar una desde el programa disponible en "Inicio" - "Todos los programas" - "e-facs" titulado "PDFCreator is the easy way of creating PDFs". Esto arrancará el programa de instalación, siga todos los pasos que le va indicando. Una vez instalada tendrá una impresora nueva llamada "PDFCreator". Cada vez que la seleccione para imprimir un documento generará un archivo PDF con el nombre y en la ubicación que usted seleccione. Una vez generado el archivo PDF podrá adjuntarlo en un e-mail desde su programa de correo o utilizando el botón "Enviar por e-mail" de Acrobat Reader que abrirá su programa de correo predeterminado.
CONFIGURAR EL PROGRAMA PARA TRABAJAR EN RED
El programa puede trabajar en red instalándolo en varios ordenadores conectados en red y seleccionando una base de datos común para todos desde el menú "Configuración" - "Opciones" de la ventana principal. No olvide compartir la carpeta que almacena la base datos que van a utilizar con permisos de lectura - escritura para los usuarios que vayan a acceder. Refiérase a la ayuda de windows si no sabe como compartir carpetas o configurar permisos para usuarios de la red.
Trabajando en red observará la actividad de los usuarios que trabajan con el programa en la ventana "Usuarios" disponible desde el menú "Herramientas" de la ventana principal. Podrá dejar mensajes generales y mantener conversaciones escritas con ellos.
BLOQUEO DE REGISTROS Y ADMINISTRACIÓN DE PERMISOS
Cuándo cree albaranes o facturas se bloquearán automáticamente para evitar modificarlos de forma accidental. Para desbloquearlos y poder modificarlos pulse el link "Desbloquear registro" disponible en la parte superior del registro debajo de los botones.
Puede asignar permisos de lectura, modificación, inserción y eliminación así como para ignorar el bloqueo de registros y modificar los campos restringidos desde el menú "Configuración" - "Permisos..." de la ventana principal. Los permisos pueden asignarse por cada uno de los usuarios que utilicen el programa. El usuario que tenga la base de datos en su ordenador será el que siempre mantenga permisos para acceder a este menú. Para que cualquier usuario tenga permisos de acceso a este y al resto de menús de la ventana principal debe estar marcado como administrador.
SUPRIMIR LA ETIQUETA PUBLICITARIA DE FACTURAS Y ALBARANES
La versión gratuíta de e-facs imprime una pequeña etiqueta publicitaria en las facturas y albaranes impresos. Si no desea que esta etiqueta se imprima puede pagar una licencia cuyo precio dependerá de las ofertas del momento. Utilice el botón "Licencia" de la ventana principal para averiguar el precio y pagar con tarjeta de crédito. Podrá adquirir licencias nuevas o traspasar licencias compradas con anterioridad para otros ordenadores.
Si necesita soporte técnico, información administrativa o adaptaciones del programa personalizadas puede contactar con nosotros en la dirección de correo electrónico info@vedranet.com.
En la versión 1.1 se han solucionado algunos bugs detectados en la versión anterior y se ha mejorado la tabla de facturas para que se puedan añadir observaciones por cada concepto en la impresión de la factura. También se ha ampliado el campo nombre fiscal de clientes de 50 a 100 caracteres.
Los bugs detectados eran no poder mostrar los datos desde una fecha concreta y que no saliera siempre la unidad de medida en cantidades de albaranes y facturas.
Para añadir observaciones por cada concepto en la impresión de facturas se ha añadido un botón nuevo al lado de la introducción de conceptos.